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會展策劃：論壇的籌備與組織

　論壇是展會中一道絢麗的風(fēng)景線。是與洽談交易活動并重的一項內(nèi)容，也是展會中最精彩、*的活動之一。

　　展覽會越來越講究展、會并重，組織者在舉辦展覽的同時。通常要組織相關(guān)內(nèi)容的論壇。請來大批中外一流的專家、學(xué)者，甚至社會活動家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國內(nèi)外*的信息、技術(shù)和項目。更能帶來相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)具有前瞻性和導(dǎo)向性的新論點、新理念、新思維。應(yīng)當(dāng)說。論壇是加強學(xué)術(shù)交流。增進友誼的橋梁與紐帶。對提升展會檔次、擴大影響。擴展?jié)撛诳蛻簦饬x非同尋常。在這里，群英聚會。智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識、交融理念、開拓思路。一些知名展會，如廣交會、高交會和北京”國際周”等大型展會期間舉辦的論壇。聽眾多達(dá)數(shù)萬人。門票緊俏。場場爆滿。一場成功的展會，不但要有可觀的成交額，還要組織好發(fā)人深省、富有啟迪的論壇講座，已經(jīng)成為無可爭議的事實。

　　籌備，組織高水平的論壇。是一件非常復(fù)雜而又細(xì)致繁瑣的工作。它要求建立嚴(yán)密、高效、相互協(xié)作的組織機構(gòu)，制定周密詳盡的流程計劃。通常應(yīng)做好以下幾項主要工作：

　�。ㄒ唬┏闪⒒I備委員會

　　論壇籌備委員會。一般設(shè)主任1人，副主任卜人，委員若干人。其主要任務(wù)是：謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準(zhǔn)備工作。主要包括：

　　1.籌備成立組織委員會和評審委員會，劃分各自承擔(dān)的任務(wù)；

　　2.確定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、特約媒體等：

　　3.確定論壇講座的主題。堅持少而精、高層次、高規(guī)格。積極促進科技成果產(chǎn)業(yè)化的原則。力求向?qū)I(yè)化展會方向努力。為使論題有的放矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優(yōu)選用。粗略劃分若干專業(yè)論題的內(nèi)容、范圍等；

　　4.確定論壇整體時間區(qū)段及大體場次：

　　5.確定主講人及其論題內(nèi)容；

　　6.研究征集論文辦法及評選比例、獎金數(shù)額等：

　　7.確定邀請的相關(guān)人員、單位：

　　8.確定論壇的規(guī)模、人數(shù)、時間、地點：

　　9.制定財務(wù)預(yù)算。

　�。ǘ┙M建組織委員會

　　組織委員會的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進行�？稍O(shè)主任1人，副主任1-2人。組委會下面一般還要設(shè)立三個小組：

　　秘書組：設(shè)組長、副組長各一人，組員若干人。其主要任務(wù)是：

　　1.發(fā)布舉辦論壇會議的通知，內(nèi)容包括舉辦時間、地點、演講專家及題目等。通過網(wǎng)上登錄、媒體廣告、直郵、上門發(fā)送等多種方式在一定范圍內(nèi)“廣而告之”。“一定范圍”是指要將觀眾盡且定在各用戶部門*、信息主管、技術(shù)專家、企業(yè)的CEO、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內(nèi)，務(wù)求到會的觀眾是高素質(zhì)的目標(biāo)觀眾：

　　2.征集論文。明確征集論文的內(nèi)容范圍、有關(guān)技術(shù)要求及投稿截止日期等，如要求論文具有創(chuàng)新性。未在國內(nèi)外報刊上公開發(fā)表過等。對正文的篇幅、摘要的字?jǐn)?shù)、份數(shù)，郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號、紙型。是否要帶中、英文譯件。是否要軟盤以及聯(lián)系人、聯(lián)系方式等要提出明確要求；

　　3.發(fā)送邀請信。分兩部分進行：向主講人發(fā)出邀請，落實主講人。邀請函務(wù)必注明論壇的主題及被邀請人分擔(dān)的演講題目、開會日期、演講的時間要求等。便于演講人準(zhǔn)備演講材料。此項邀請至少提前一個月發(fā)出，并盡早落實。向有關(guān)主管部門、*、嘉賓、關(guān)系單位、新聞媒體發(fā)出邀請：

　　4.撰寫*開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關(guān)的會議宣傳報道材料；

　　5.為每場主持人提供主講人簡歷、業(yè)績及本次講演論文摘要：

　　6.編輯論壇簡報：

　　7.收集整理演講稿登記造冊。按專題進行分類；

　　8.整理復(fù)制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈送與銷售：

　　9.組織、安排、接待各媒體記者；

　　10.編輯論壇文集。

　　組織組：設(shè)組長、副組長各一人，組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序，是論壇順利進行的關(guān)鍵部門。

　　1.編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場地點、主持人，如果需要分組研討要安排討論地點和召集人；

　　2.落實主會場、分會場場地、電源、音響、投影、錄音錄象設(shè)備等相關(guān)設(shè)備，并落實后備電源、后備擴音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排；

　　3.根據(jù)需要安排同傳或交傳翻譯：

　　4.設(shè)置論壇會標(biāo)與引導(dǎo)標(biāo)識；

　　5.確定是否組織電視現(xiàn)場轉(zhuǎn)播及其場次：

　　6.確定每場會議議程：如主持人宣布講演開始并在每位嘉賓演講之前，簡要介紹主講嘉賓的簡歷、業(yè)績及演講題目要點等；

　　7.制定與維持會場紀(jì)律。包括是否準(zhǔn)許拍照、錄音錄像等：

　　8.保障會場的光電、溫度、通風(fēng)保持正常狀態(tài)。落實服務(wù)人員及茶、水供應(yīng)等；

　　9.安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置；

　　10.組織新聞發(fā)布會；

　　門協(xié)調(diào)好與秘書組、會務(wù)組的關(guān)系、相互密切配合。

　　會務(wù)組：設(shè)正長副組長各1人組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個論壇的會務(wù)工作，包括：

　　1.印制、發(fā)放入場證件和會議相關(guān)材料；

　　2.負(fù)責(zé)報道登記、出售門票；

　　3.迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；

　　4.組織專業(yè)人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等：

　　5.購買、發(fā)放紀(jì)念品，填寫證書。支付各類費用；

　　6.財務(wù)結(jié)算。

　　在整體運作過程中秘書組、組織組、會務(wù)組雖各有職責(zé)。但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證論壇的順利進行。

　�。ㄈ┏闪⒃u審委員會

　　有的論壇會議設(shè)定評選論文，需要成立評委會，否則不必設(shè)立。

　　評審委員會可設(shè)主任1人副主任1人，委員5－7人評委總數(shù)*是單數(shù)。以便評審表決。

　　1.聘請評委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業(yè)水平，并具有一定聲望和權(quán)威。能秉公辦事的人員為評委；

　　2.制定評選論文的標(biāo)準(zhǔn)，按照比例準(zhǔn)確地評出論文等級。

　　總之，大量細(xì)致周密、有條不紊的工作全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。

　　講演論文摘要：